Orden de procesos y datos · Calidad · Caso 04 de 10
Gestión documental ISO 9001 en la nube
Plataforma B2B SaaS que gestiona el ciclo de vida completo de documentos de calidad con trazabilidad de auditoría, separación de roles y copias controladas.
Documentos de calidad en hojas de cálculo, sin trazabilidad
Las empresas con sistema de gestión de calidad ISO 9001 viven una contradicción: la norma exige trazabilidad rigurosa de cada documento (creación, revisión, aprobación, distribución, vigencia, obsolescencia), pero la operación real ocurre en carpetas compartidas, hojas de cálculo, y correos sueltos. Cada auditoría se vive como una emergencia.
Así cambió el proceso
- Control de documentosAntesCarpetas compartidas, Excel y correosDespuésUna plataforma con estados formales y roles
- Copias en circulaciónAntesCopias impresas sin control de versiónDespuésCopias controladas con QR verificable
- Preparación de auditoríaAntesSemanas reconstruyendo evidenciasDespuésTrazabilidad lista en cualquier momento
El "antes" describe la situación típica con la que llegan las empresas a este tipo de proyecto.
Plataforma SaaS para el ciclo ISO completo
Roles separados: administrador, aprobador, editor, lector, con permisos por área
Estados formales del documento: borrador, revisión, vigente, devuelto, obsoleto
Niveles de confidencialidad y emisión rastreada de copias controladas con QR
Trazabilidad de auditoría completa en logs inalterables
Auditorías que dejan de ser emergencia
Cumplimiento ISO en tiempo real, no en la víspera de la visita
Visibilidad inmediata de qué documento está en qué estado, en qué área
Eliminación de las "copias no controladas" circulando fuera del sistema
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